معماری سازمانی چیست؟
عدم هماهنگی بین واحدها ، کند بودن فرایند ها، نقش بیش از اندازه مدیران در انجام تمام وظایف و در عین حال راندمان پایین کسب و کار همه خبر از یک عارضه می دهند. معماری سازمانی نامطلوب!!
مدیران و مالکین کسب و کار ها می پرسند چیدمان و ارتباط منابع انسانی باید چگونه پیکره بندی شود که هم انعطاف و چابکی کسب و کار حفظ شود ؟ چگونه باید روابط متفابل تعریف شود تا گردش اطلاعات بین واحد ها صحیح باشد و نیز خطاها و انحرافات نیز کمتر شود.
هدف از معماری سازمانی جامع یا معماری سازمانی تام آنست که زیر سیستم های یک کسب و کار بصورت کاملا هماهنگ و هارمونیک در کنار یکدیگر چیده شوند.
کاری که معماری سازمانی در برای رسیدن به اهداف مدیریتی انجام می دهد در مورد ایجاد نقش ها در سازمان، فرآیندهایی برای رسیدگی به ورودی ها و نتایج گزارش رسمی در سازمان است. به طور سنتی انتظار می رود که منابع انسانی نقش مهمی را در معماری سازمانی ایفا کند و برای مفهوم شراکت تجاری منابع انسانی، معماری سازمانی بسیار مهم است.
معماری سازمانی تام چیست؟
معماری سازمانی تام یک رویکرد راهبردی برای بهبود عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری است. معماری سازمان جامع از طریق طراحی و پیاده‌سازی ساختار، فرآیندها، سیستم‌ها و فناوری‌های مورد استفاده در سازمان است. این رویکرد بر اساس اصول و مفاهیم معماری سازمانی، بهبود فرآیندها، افزایش هماهنگی و تعامل بین بخش‌های مختلف سازمان، بهبود کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌ها تمرکز دارد. با اجرای معماری سازمانی تام، سازمان قادر خواهد بود به صورت بهینه و هوشمندانه فعالیت کند و با تغییرات محیطی سریع و پویا، همگام باشد.
در معماری سازمانی تام (Enterprise Architecture) موضوعاتی نظیر طراحی ساختار سازمانی، سیستم های اطلاعاتی، فرآیندها و فناوری های مورد استفاده در یک سازمان پرداخته می شود. هدف اصلی معماری سازمانی تام، بهینه سازی عملکرد سازمان، اطمینان از هماهنگی بین قسمت‌های مختلف سازمان و تحقق اهداف استراتژیک سازمان است.
معماری سازمانی تام شامل چهار بعد اصلی است: بعد استراتژی، بعد کسب و کار، بعد فناوری اطلاعات و بعد پیاده سازی. این چهار بعد به صورت متناسب با هم تعامل دارند و تمامی اجزای سازمان را در بر می‌گیرند.
حال سوال کلیدی ان است که چگونه می توان معماری سازمانی تام را در یک کسب و کار جاری نمود؟
برای تحقق معماری سازمانی جامع یا تام ، باید تمام استراتژی های سازمان، فرایندها در بخش های مختلف ، اطلاعات سازمانی و ظرفیت ها در یک چارچوب ساختاری هماهنگ با هم قرار گیرند و پس از آن با استفاده از استانداردها و قوانین مربوطه ، بهینه سازی سازمان و بهبود کارایی به وقوع می می پیوندد.
علاوه بر آن معماری سازمانی تام به افزایش همکاری میان واحدها ، مدیریت موثر منابع و پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمان کمک می کند.
در نتیجه افزایش سرعت فرایندها و مدیریت موثر، ضمن بهبود کیفیت خدمات و افزایش قابلیت اطمینان ، هزینه ها نیز کاهش می یاید.
معماری سازمانی تام دقیقا چه منافعی دارد؟
- واژه موازی کاری برای همه ما آشناست. به این معنا که در دو بخش روی موضوعی کار می شود و به نحوی نشان دهنده اتلاف منابع و ناهماهنگی بین واحد هاست. معماری سازمانی تام از این موازی کاری جلوگیری می کند.
- یکی از دغدغه های کسب و کارها، وجود حجم انبوهی از وظایف بدون متولی است. کارها تا حدودی پیش می روند و ناگهان در میانه کار متوقف می شوند. به گونه ای که فردی مسئول انجام آن نیست. معماری سازمانی تام در این بخش برای ما مثمر ثمر است.
- مفقود شدن داده ها ، فرم ها و اطلاعات نیز بخشی از مشکلات ناشی از فقدان یک معماری سازمانی مطلوب است.
اجزاء و سرفصل های معماری سازمانی
- اسناد بالادستی سازمان اولین جزء در پروژه معماری سازمانی است؛ بدون در نظر گرفتن اسناد بالادستی نظیر استراتژی سطح کلان سازمان، امکان پیاده سازی صحیح معماری سازمانی به هیچ عنوان میسر نیست. در صورتی که این اسناد به صورت مدون وجود نداشته باشد، لازم است در فاز اول (پیش اجرا) نسخه کاربردی و خلاصه این اسناد (بریف اسناد بالا دستی) تدوین گردد.
- مدل کسب و کار سازمان در واقع طرح مفهومی کسب و کار است. لذا قبل از اجرای پروژه معماری سازمان ، لازم است این سند نیز به به عنوان یک سند بالادستی موجود باشد.
- چارت فرایندهای سازمان
- نقشه سیستمی سازمان (دسته بندی فرایندها در قالب شرح وظایف واحدها)
- نقشه فرایندهای سطح تفصیلی
- پیاده سازی زیرساخت های IT
مراحل اجرایی پروژه معماری سازمانی
حال تصور کنید یک مدیر به مواردی نظیر تبادل ضعیف اطلاعات در سازمان ، یکپارچه نبودن سیستم مدیریت ، بهره وری ناکافی منابع ، نقص در فرایند ها و سایر موارد اینچنین پی ببرد. این مرحله زمانی است که باید معماری سازمانی خود را مورد مهندسی مجدد قرار دهد . این فرایندها در سه فاز کلی زیر آورده شده است.
- فاز پیش اجرا
- مطالعه و مدلسازی معماری سازمانی موجود
- طراحی و تست مدل معماری سازمانی مطلوب
- فاز اجرا شامل پیاده سازی سطوح چهارگانه معماری سازمان
- فاز پسااجرا شامل ارزیابی و بازنگری و تثبیت نتایج و بهبود و مدل ها
تشریح و توضیح هریک از فازها ارائه می شود.
فاز پیش اجرا
هدف از این مرحله آنست که معماری سازمانی فعلی مورد مرور قرار گیرد و با در نظر گرفتن نیازهای مجموعه، یک مدل از معماری مطلوب سازمان ترسیم شود.
چنانچه پیشتر گفته شد، فاز پیش اجرا شامل دو مرحله اصلی است
- مطالعه وضعیت موجود سازمان
- طراحی مدل نهایی
بخش اول از فاز پیش اجرا: مطالعه وضعیت موجود
- دستیابی به یک معماری سازمانی جامع و تام بدون شک مستلزم شناخت کامل یک مجموعه است. لذا در اولین مرحله باید موارد زیر مورد مطالعه عمیق قرار گیرد.
- استراتژی های سازمان (مسیر انتخابی برای رسیدن به اهداف)
- ساختارهای سازمان (بافت و چارت زیر سیستم های سازمان)
- فرایندهای تجاری با محیط بازار (ارتباط با مشتریان)
- فرایندهای تجاری با محیط صنعت (تامین کنندگان)
- فرایندهای محیطی و پیوندهای جانبی (تعامل با سایر شرکا و ذینفعان کلیدی)
- سیستمهای مدیریت عملکرد و سنجش فرایندها و تحقق اهداف
- مدیریت منابع انسانی (زیرسیستم های تخصیص وظیفه و جبران عملکرد)
